Sistem registrasi event lebih dari sekadar mekanisme untuk mengumpulkan nama. Metode ini membentuk kesan awal calon peserta terhadap profesionalisme dan organisasi acara. Tidak ada lagi proses pendaftaran yang harus mengisi formulir fisik.
Sistem registrasi modern memanfaatkan teknologi canggih untuk menyederhanakan tugas manual yang memakan waktu. Penyelenggara acara dapat mengelola arus masuk calon peserta dengan lebih terstruktur dan rapi. Memberikan pengalaman pendaftaran online terintegrasi dan efisien.
Penyedia Sistem Registrasi Event Terbaik
Rekomendasi penyedia sistem registrasi untuk acara terbaik, membantu menemukan solusi yang paling sesuai dengan skala dan kebutuhan unik acara Anda.
1. Indotex
Sistem registrasi Indotex sepenuhnya disesuaikan dengan kebutuhan acara. Fleksibilitas ini mencakup kustomisasi field formulir pendaftaran online, penyesuaian visual latar belakang formulir agar sesuai dengan tema acara, serta modifikasi isi konfirmasi QR code yang dikirimkan melalui email atau WhatsApp.
Untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan data peserta, Indotex bersedia menandatangani NDA dan berjanji untuk menghapus basis data peserta segera setelah acara selesai. Selain itu,, penyedia menggunakan Onsite Mobile Server dengan Offline System.
Server ini menggunakan jaringan LAN kabel untuk terhubung ke scanner dan perangkat lainnya, sehingga sistem tidak bergantung pada jaringan online. Semua ini didukung oleh Tim yang Berpengalaman dan Bersertifikasi Event Registration dari BNSP.
Indotex menyediakan tiga pilihan sistem registrasi event, antara lain:
- Paperless Registration. Sistem registrasi sepenuhnya dilakukan tanpa formulir fisik. Peserta hanya perlu menggunakan smartphone untuk memindai kode QR yang telah dikirimkan setelah pendaftaran online.
- BW Paper Registration. Tim registrasi akan mencetak kartu peserta berukuran 9 cm x 13 cm secara langsung di lokasi saat peserta tiba. Setelah dicetak, kartu tersebut akan segera dimasukkan ke dalam casing plastik dan dipasangkan pada tali lanyard agar siap digunakan peserta.
- RFID Registration. Peserta akan menerima kartu RFID berukuran 8,56 cm x 5,4 cm sebagai tanda registrasi saat daftar ulang di lokasi. Untuk mencatat kehadiran, mereka cukup menempelkan kartu tersebut pada mesin pemindai RFID.
2. Kanudata Event
Sistem registrasi Kanudata memprioritaskan kemudahan penggunaan. Memastikan pengguna dapat dengan cepat memahami dan berinteraksi dengan aplikasi tanpa kesulitan. Semua data peserta, baik yang sudah terdaftar maupun yang baru diinput, disimpan terpusat dalam satu server.
Informasi kehadiran peserta dapat diverifikasi secara real time oleh sistem. Ini mengurangi antrian saat registrasi ulang karena prosesnya cepat dan tepat. Dengan sistem otomatisasi, risiko adanya kerangkapan data undangan dapat dihindari. Selain itu, perlindungan sistem juga mencegah manipulasi data.
3. Exvilive
Exvilive menyajikan sistem registrasi event yang terintegrasi dengan teknologi RFID dan Wristband. Inovasi ini dirancang untuk menyederhanakan check-in peserta. Penggunaan gelang dan kiosk RFID gate memungkinkan akses tamu yang efisien, aman, dan tanpa penumpukan antrean.
Exvilive menyediakan solusi check-in canggih. Manfaatkan sistem registrasi QR Code yang terintegrasi dengan mobile app scanner untuk memastikan proses masuk peserta yang super cepat. Jadi, tidak ada lagi antrean di lokasi acara yang panjang dan lama.
4. Eventy
Eventy merancang sistem registrasi khusus untuk memastikan pengalaman yang mulus dan bebas repot. Layanan ini menjamin bahwa setiap detail acara ditangani oleh tim yang berdedikasi. Menghasilkan acara yang sepenuhnya operasional dan siap digunakan.
Menangani setiap detail menggunakan solusi digital untuk memastikan layanan yang dipersonalisasi dan interaksi real-time. Dengan sepenuhnya mengandalkan teknologi, Eventy mendefinisikan ulang manajemen acara untuk memenuhi kebutuhan audiens modern.
5. Aro Development
Sistem registrasi Aro Development menawarkan proses pendaftaran peserta yang mandiri, cepat, dan modern. Peserta dapat mendaftar dengan mudah dari perangkat apa pun menggunakan formulir yang responsif dan ramah pengguna. Setelah mendaftar, proses check-in pada hari-H menjadi sangat efisien.
Menyediakan dashboard lengkap untuk pemantauan real-time. Admin dapat dengan mudah memantau jumlah pendaftar, status kehadiran, dan statistik penting lainnya. Semua fungsionalitas registrasi dan manajemen data dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui smartphone atau tablet.
Peran Sistem Registrasi Event dalam Penyelenggaraan Acara
Berikut peran utama yang dimainkan oleh sistem registrasi dalam mendukung kesuksesan acara Anda.
1. Pengumpulan dan Pengelolaan Data Peserta yang Efisien
Peran pertama dan paling mendasar dari sistem registrasi adalah sebagai pusat pengumpulan data peserta. Sistem ini memungkinkan penyelenggara untuk menentukan secara spesifik informasi apa saja yang perlu dikumpulkan, mulai dari data dasar, hingga detail yang lebih spesifik.
Dengan menggunakan database terpusat, sistem tersebut memastikan semua data peserta disimpan secara terstruktur dan aman. Menghilangkan risiko kesalahan yang umum terjadi pada entri data manual. Penyelenggara dapat menganalisis informasi peserta dengan cepat dan mudah.
2. Otomatisasi Proses Pendaftaran dan Pembayaran
Salah satu peran transformatif yang ditawarkan oleh sistem registrasi event, yaitu mengotomatisasi seluruh alur pendaftaran dan pembayaran. Sistem ini menyediakan portal online yang dapat diakses 24/7. Calon peserta dapat mendaftar tanpa perlu intervensi staf penyelenggara.
Otomatisasi ini mencakup validasi data, konfirmasi pendaftaran instan, dan yang paling penting, integrasi dengan berbagai gateway pembayaran. Peserta dapat langsung membayar biaya acara. Sistem akan secara otomatis memproses transaksi, mengeluarkan tanda terima, dan memperbarui status pendaftaran.
3. Personalisasi Komunikasi dan Marketing
Pendaftaran digital yang efektif adalah aset berharga untuk upaya pemasaran dan komunikasi acara. Dengan data terperinci yang terkumpul, penyelenggara dapat melakukan segmentasi audiens berdasarkan kriteria tertentu. Misalnya, jenis tiket, industri, atau minat yang ditunjukkan selama pendaftaran.
Personalisasi ini memungkinkan pengiriman pesan yang sangat relevan. Sebagai contoh, peserta yang mendaftar untuk workshop tertentu hanya akan menerima informasi yang berkaitan dengan sesi tersebut. Pemanfaatan data ini memperkuat keterlibatan peserta dan meningkatkan citra profesional acara.
4. Pengurangan Antrian dan Validasi Tiket di Lokasi
Peran praktis dari sistem ini menjadi sangat jelas di lokasi. Sistem ini memfasilitasi proses check-in yang cepat dan bebas masalah. Peserta dapat menunjukkan kode QR atau barcode yang diterima saat registrasi online. Lalu, dipindai dengan cepat oleh staf menggunakan aplikasi seluler terintegrasi.
Kecepatan validasi mengurangi panjang antrian check-in, menghilangkan kebutuhan untuk mencocokkan nama secara manual dengan daftar cetak. Sistem dapat langsung mencetak badge peserta di tempat, memastikan bahwa hanya peserta terdaftar yang mendapatkan akses.
5. Pelacakan Kinerja Registrasi Real-Time
Penyelenggara acara perlu memahami bagaimana upaya pemasaran mereka berjalan, dan di sinilah sistem registrasi event memberikan nilai strategis yang signifikan. Sistem ini menyediakan dasbor analitik dan pelaporan real-time yang dapat diakses kapan saja.
Penyelenggara dapat melihat metrik penting seperti jumlah total pendaftar, tingkat konversi, penjualan tiket berdasarkan kategori, dan sumber pendaftaran. Jika penjualan tiket untuk kategori tertentu lambat, tim dapat segera menyesuaikan strategi pemasaran atau menawarkan promosi.
6. Penawaran Pilihan Tiket dan Harga yang Fleksibel
Sistem registrasi yang canggih untuk mengelola struktur penetapan harga yang kompleks dan berbagai jenis tiket. Penyelenggara dapat dengan mudah mengatur berbagai tingkatan harga, menawarkan kode diskon, atau membuat paket tiket khusus untuk grup atau VIP.
Fleksibilitas dapat memaksimalkan pendapatan dan menarik segmen pasar yang berbeda. Sistem secara otomatis akan menerapkan diskon dan membatasi ketersediaan berdasarkan aturan yang ditetapkan. Selain itu, menghilangkan potensi kesalahan penetapan harga dan memastikan kepatuhan yang konsisten.Sistem registrasi event memegang peran yang sangat penting dan multifaset dalam ekosistem penyelenggaraan acara modern. Bukan hanya sekadar alat untuk mengumpulkan nama peserta, sistem ini memastikan kelancaran mulai dari tahap pemasaran, alokasi sumber daya, hingga pengalaman peserta di lokasi.