Cara Memilih Platform Virtual Event yang Tepat
1. Manajemen Acara End-to-End
Baik Anda mengadakan sesi online atau konferensi virtual event multi hari penuh, tidak masuk akal untuk mengabaikan alat manajemen acara tradisional Anda. Anda masih membutuhkan sistem yang memungkinkan Anda mengelola undangan, pendaftaran, agenda, dan pembayaran. Anda masih membutuhkan sistem yang memungkinkan Anda mengumpulkan semua data peserta di satu tempat. Jadi masuk akal untuk berinvestasi dalam alat yang memungkinkan Anda melakukan semua ini serta menyediakan platform acara virtual itu sendiri. Ini akan menghemat waktu dan uang Anda juga.
2. Kemudahan Penggunaan
Sekarang mari kita lihat platform acara virtual event itu sendiri. Ini adalah platform yang akan digunakan oleh peserta, pembicara, sponsor, dan peserta pameran untuk ikut serta dalam acara online Anda. Dalam banyak hal, ini seperti tempat baru acara Anda. Sebagai penyelenggara, Anda menginginkan sistem yang mudah digunakan dan relatif mudah diatur. Pada saat yang sama, Anda ingin memastikannya memiliki antarmuka yang bersih dan ramah pengguna yang membuat segalanya mudah bagi peserta Anda juga.
3. Kemampuan untuk Menyesuaikan
Ada banyak aspek yang perlu dipikirkan di sini, tetapi salah satu elemen penyesuaian yang paling penting adalah branding. Mampu mengintegrasikan branding dan perpesanan organisasi Anda di seluruh platform acara virtual akan membantu menciptakan pengalaman yang konsisten untuk peserta Anda.
Jadi lihatlah jenis opsi penyesuaian apa yang ditawarkan oleh platform sehingga situs web Anda, formulir pendaftaran, email delegasi, dan lingkungan virtual itu sendiri semuanya mengikuti pedoman pencitraan merek yang sama. Cari tahu seberapa fleksibel penyesuaiannya untuk acara yang berbeda misalnya, konferensi medis akan memiliki tampilan dan nuansa yang berbeda untuk konferensi game.
4. Mendukung Pengiriman Konten Langsung & Sesuai Permintaan
Platform acara virtual Anda harus memungkinkan Anda untuk melakukan streaming konten yang direkam sebelumnya dan langsung – baik itu ceramah, sesi panel, debat, lokakarya, dan sebagainya. Beberapa orang mengatakan bahwa sesi yang direkam sebelumnya tidak menarik jenis keterlibatan yang sama seperti konten langsung, tetapi masing-masing format ini memiliki kelebihannya sendiri. Siaran langsung, misalnya, menawarkan keuntungan interaktivitas dengan penonton. Anda dapat menampilkan banyak pembicara dan Anda juga memiliki kemampuan untuk menjalankan Tanya Jawab, melakukan polling langsung, dan banyak lagi.
5. Alat Keterlibatan Audiens
Kita semua tahu bagaimana peserta jarak jauh dapat memiliki lebih banyak gangguan di luar dan di layar untuk ditangani daripada mereka yang menghadiri acara tatap muka konvensional. Ada juga masalah rentang perhatian yang lebih pendek dan apa yang sekarang disebut sebagai ‘Kelelahan Zoom’. Dalam bulan-bulan sejak dimulainya pandemi, orang-orang yang dapat melewati hari pertemuan tatap muka dengan masalah minimal mendapati diri mereka sangat terkuras oleh kumpulan penuh video call. Dan ini adalah sesuatu yang perlu Anda ingat saat menjalankan acara online.
6. Koneksi & Jaringan
Ini adalah hal besar lainnya dan terkait erat dengan membuat peserta tetap terlibat. Kebanyakan orang menghadiri acara untuk belajar dan menjalin hubungan baru yang berharga. Lingkungan virtual event tidak berbeda, tetapi memang menciptakan beberapa kemunduran dalam hal pertemuan dan jaringan tatap muka.
7. Sponsor & Peserta Pameran yang Menarik
Dengan hilangnya acara langsung secara langsung, memonetisasi acara virtual menjadi masalah yang sangat penting bagi penyelenggara. Dan itu dapat dilakukan dengan banyak cara, termasuk penjualan tiket, item yang dapat dipesan seperti akses ke konten sesuai permintaan, peserta pameran virtual, dan sponsor.
8. Kemampuan Integrasi
Apakah acara virtual event Anda melibatkan sesi bergaya webinar sederhana atau konferensi multi-aliran lengkap, kemungkinan Anda akan memiliki sejumlah sistem lain yang akan Anda gunakan, serta platform virtual event itu sendiri. Apa pun itu, akan membantu jika platform berfungsi dengan baik dengan semua sistem lain yang Anda gunakan atau proses integrasinya akan menjadi mimpi buruk.
Misalnya, Anda mungkin ingin menggunakan platform pendaftaran Anda sendiri yang diarahkan dari situs web Anda sendiri. Jika demikian, penting untuk mengetahui apakah platform virtual yang Anda pertimbangkan memungkinkan Anda mengintegrasikan platform pendaftaran. Atau mungkin Anda menggunakan aplikasi bersamaan dengan acara virtual event dan Anda perlu memastikan bahwa setiap perubahan yang Anda buat pada agenda diperbarui secara otomatis di kedua sistem?
9. Manajemen & Analisis Data
Analisis dan pelaporan penting untuk semua jenis peristiwa. Mengapa? Karena data membantu Anda menentukan kesuksesan acara Anda dan mencari tahu peningkatan apa yang perlu Anda lakukan di masa mendatang. Data yang diambil juga merupakan salah satu insentif utama bagi sponsor dan peserta pameran untuk terus memberikan uang dalam acara Anda.
Bergantung pada kedalaman informasi yang ingin Anda ekstrak, Anda juga dapat melihat data tentang apa yang diunduh peserta, peserta pameran dan sponsor mana yang berinteraksi dengan mereka, dan banyak lagi lainnya. Sekali lagi, alat seperti VCD Eventsforce dapat membantu Anda melakukan ini dengan mudah.